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Shadow AI: qué es y cómo controlar la IA que usa tu equipo
Empieza una videollamada con un cliente. En la lista de participantes aparece uno que nadie ha invitado: un asistente de notas con inteligencia artificial. Alguien del equipo lo conectó hace semanas a su calendario para no tener que tomar apuntes, y desde entonces entra solo en todas sus reuniones. Graba, transcribe y envía el resumen a los servidores de su proveedor.
Nadie ha actuado de mala fe. Pero la conversación con tu cliente, con sus cifras, sus planes y sus problemas, acaba de salir de la empresa hacia un proveedor con el que no tienes ningún contrato. Y tu cliente no ha autorizado nada.
Eso es la IA en la sombra (shadow AI): herramientas de inteligencia artificial que se usan en la empresa sin que nadie las haya revisado ni autorizado. Casi seguro que en tu empresa no es la única.
El problema ya se puede medir. Según el Cost of a Data Breach Report 2026 de IBM, el porcentaje de incidentes de seguridad con IA en la sombra pasó del 20 % al 43 % en un año, y esos incidentes costaron de media 5,39 millones de dólares. Aun así, el 68 % de las organizaciones que sufrieron una brecha no tenía gobierno de la IA para gestionarla ni para detectar su uso no autorizado.
Qué es la IA en la sombra (shadow AI)
Es la versión actual del shadow IT: aplicaciones que los empleados usan por su cuenta, al margen de informática. La diferencia está en lo que se entrega. Para dar una respuesta útil, una IA necesita contexto, así que recibe contratos, hojas de clientes, informes internos o conversaciones completas.
Las formas más habituales:
Un asistente de chat usado con la cuenta personal del empleado.
Extensiones del navegador que leen y resumen lo que aparece en pantalla.
Asistentes de reuniones conectados al calendario o al correo.
Funciones de IA que se activan solas dentro de aplicaciones que la empresa ya usa.
El consejo que no funciona: «no subas información sensible»
Es la recomendación de todas las guías, y casi nadie la cumple. Imagina que quieres que una IA revise un contrato y te diga si la penalización por retraso te perjudica. Si quitas las partes, los importes y las fechas, el análisis ya no sirve: sin importes no hay proporcionalidad, y sin fechas no hay plazos que comparar.
Además, nadie va a pasarse una hora tachando datos antes de cada consulta. Lo que ocurre es que la gente sube el documento entero y no lo dice.
La pregunta útil no es qué información subes. Es dónde la subes.
Subir no es entrenar, y al RGPD le da igual
Cuando adjuntas un documento a un asistente de IA en la nube, sale de tu equipo y se procesa en los servidores de un tercero. Siempre, tanto en la versión gratuita como en la de pago. La única excepción es un modelo que funcione en tu propia infraestructura.
Lo que cambia entre planes es lo que pasa después: si el proveedor puede usar tus datos para entrenar el modelo, cuánto tiempo los guarda y si puedes auditarlos o borrarlos. Por eso «no entrena con tus datos» no significa «tus datos no salen de la empresa».
Y al Reglamento General de Protección de Datos tampoco le importa si entrenan. Le importa que un dato personal ha salido de tu organización hacia un tercero que pasa a ser encargado del tratamiento. Eso exige un contrato firmado (artículo 28) y saber dónde se procesan los datos.
Con una cuenta personal no existe ese contrato: el proveedor ni siquiera sabe que tu empresa existe. Hay una cesión de datos sin base contractual y sin control.
Herramienta personal frente a herramienta corporativa
Cuenta personal | Herramienta de empresa | |
Contrato con tu empresa | No existe | Contrato de encargo del tratamiento firmado |
Dónde se procesan los datos | Lo desconoces | Está documentado |
Retención y borrado | Fuera de tu control | Configurables por la empresa |
Visibilidad para la empresa | Ninguna | Administración y registros |
Ante una auditoría | Difícil de justificar | Defendible |
Con una herramienta contratada y bien configurada, subir el contrato entero es legítimo. Es lo mismo que mandarlo a tu asesoría: también sale de la empresa, pero hay un contrato y un deber de confidencialidad detrás.
Eso sí, no es una barra libre. Un asistente conectado al correo o a las carpetas compartidas ve todo lo que el usuario puede ver. Si tus permisos estaban mal, la IA no crea el problema, pero lo deja a la vista en segundos.
Prohibir la IA no funciona
La reacción habitual es vetar la IA. En la práctica, la gente sigue usándola desde el móvil o desde casa, y la empresa deja de ver lo que pasa. Prohibir no reduce el riesgo: lo vuelve invisible.
La IA en la sombra aparece cuando la herramienta oficial es peor que la que cada uno se busca, o cuando no hay ninguna. Por eso es un problema de gestión antes que de seguridad. La pregunta no es cómo impedir que el equipo use IA, sino qué herramienta darle para que no tenga que buscarse otra.
Cómo controlarla: descubrir, clasificar, gobernar
Lo que funciona es un método de tres pasos:
Descubrir qué herramientas de IA aparecen de verdad en los equipos de tu empresa. Casi siempre son más de las esperadas.
Clasificar cada una: autorizada (revisada y con contrato: se puede usar, también con información sensible), pendiente de revisar (se usa sin evaluar: se analiza y se decide) o no autorizada (no cumple lo que necesitas: se comunica y se ofrece una alternativa).
Gobernar: una norma de una página, formación del equipo y revisión periódica, porque cada mes aparecen herramientas nuevas.
Y el mensaje al equipo cambia. Ya no es «no subas nada sensible», sino «sube lo que necesites, pero solo aquí». Esa norma sí se puede cumplir.
Cómo lo hacemos en ironGate
Empezamos por la visibilidad: identificar qué herramientas de IA aparecen en los equipos de tu empresa. Con esa información trabajamos contigo:
Informe de partida. Analizamos qué herramientas de IA hay en cada equipo de la empresa y cuánto se usan, y te entregamos un informe con lo que hemos encontrado.
Decides tú. Nos indicas cuáles son autorizadas y cuáles no.
Lo configuramos en la consola. Desde ese momento ves, día a día, qué equipos hacen peticiones a herramientas autorizadas (línea verde) y cuáles a no autorizadas (línea roja). La dirección sabe dónde actuar.
El objetivo no es vigilar a nadie ni prohibir por defecto. Es que la empresa sepa qué está pasando y que su equipo pueda usar la IA con garantías. Lo combinamos con Cyberawareness, nuestra formación para equipos, para que la norma se entienda y se cumpla.
Solicita un diagnóstico gratuito de IA en la sombra
Si no sabes qué herramientas de IA se usan hoy en tu empresa ni con qué información, el primer paso es averiguarlo. Te contamos qué herramientas aparecen, cuáles conviene revisar y por dónde empezar, sin añadir complejidad innecesaria.
Preguntas frecuentes
¿Usar ChatGPT u otra IA en la empresa es ilegal?
No lo es en sí. Lo que importa es en qué herramienta se introduce la información y si hay un contrato con el proveedor. Si hay datos personales, el RGPD exige ese contrato y saber dónde se tratan los datos. Ante dudas concretas, conviene consultarlo con un asesor jurídico.
Si el empleado paga la versión de pago, ¿ya no hay riesgo?
No necesariamente. Una suscripción individual, aunque sea de pago, sigue siendo un contrato entre el proveedor y una persona, no con tu empresa. Puede tener mejores condiciones, pero no sustituye a un contrato de empresa con encargo del tratamiento.
¿Se puede saber qué IA se usa sin espiar a los empleados?
El objetivo es saber qué herramientas se usan en la empresa, no leer lo que escribe cada persona. Y conviene informar al equipo de los criterios de uso de los dispositivos de la empresa: la transparencia forma parte de hacerlo bien.
